1. Memutuskan apakah menerima
pengiriman
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
- Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
1. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
2. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
- Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
1. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
2. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
BATASAN DFD
SIKLUS PENGELUARAN Dalam DFD
Tujuan utama siklus pengeluaran
adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan
persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan
organisasi
Pembelian
Fungsi yang terkait dengan proses
pembelian :
Gudang/Bagian Lain
Pembelian
Penerimaan
Hutang Dagang
Kasir/Pembayaran
Gudang
Pembelian terjadi karena adanya
permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang
ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan
pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase
Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag.
Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika
sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag.
Pembelian.
Pembelian
Bagian pembelian yang menerima PR
kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih.
Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag.
Hutang Dagang.
Bagian Penerimaan
Bag. Penerimaan bertanggung jawab
memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding
yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO.
Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan
Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.
Bagian Hutang Dagang
Bagian Hutang Dagang menerima nota
penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher
pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas
dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.
Bagian Kasir
Setelah menerima voucher yang
dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek
untuk pembayaran hutang.
Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan
PDE
Pengumpulan data
Sama seperti siklus penjualan, semua
data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable
form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR
dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap
bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara
on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR
jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.
Untuk bagian penerimaan juga
diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di
bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian
mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang
perlu.
Untuk bagian penagihan sama, cara
yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian
sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan
dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya
dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang
ditampilkan oleh komputer.
Pemrosesan awal data
Semua data yang ada dimasukkan ke
dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.
Pemrosesan lanjut
Jika semua sudah valid dan beberapa
perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode
untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag.
Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu
disahkan dengan memasukkan kode tertentu.
Update data
Dalam pemrosessan batch maupun
on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file
transaksi.
Untuk dok. PR, PR yang telah
disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang
sedang dipesan”).
Untuk
Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok),
dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar